Chức năng nhiệm vụ phòng hành chính tổ chức
Chức năng
Tham mưu cho Hiệu trưởng trong công tác tổ chức Cán bộ; Công tác văn thư, hành chính tổng hợp; Công tác bảo vệ tài sản, an ninh, trật tự; Đề xuất các chế độ chính sách đối với người lao động; Công tác Lễ tân, khánh tiết. Tổng hợp điều phối hoạt động của các đơn vị trong trường theo chương trình, kế hoạch đã đề ra.
Nhiệm vụ
a. Nhiệm vụ về công tác nhân sự:
Đề xuất cơ cấu tổ chức của nhà trường, giúp Hiệu trưởng trong công tác pháp chế, dự thảo các qui định, quy chế về tổ chức. Tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong việc tuyển dụng, dử dụng và quản lý cán bộ, viên chức.
Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng: Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm; Hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng qui trình tuyển dụng; giúp Hội đồng tuyển dụng tổ chức các kỳ tuyển dụng giảng viên, cán bộ nhân viên.
Đề xuất phương án xây dựng , phát triển nguồn nhân lực của trường. Giám sát các đơn vị thực hiện kế hoạch xây dựng, đào tạo, quy hoạch, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ.
Thực hiện các chế độ, chính sách BHXH, BHYT, nâng lương cho cán bộ theo đúng qui định nhà nước. Làm hồ sơ cử cán bộ đi công tác, học tập trong và ngoài nước. Tổ chức quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ lý lịch của Cán bộ công nhân viên. Xác nhận lý lịch CB – NV. Cung cấp các số liệu về HCTC khi có yêu cầu
b. Nhiệm vụ về công tác hành chính
Xét và cấp các loại giấy tờ theo trong phạm vi được qui định (Giấy chứng nhận CB-NV, Giấy nghỉ phép, Giấy giới thiệu, xác nhận lý lịch, quá trình công tác, Giấy xác nhận nghĩa vụ quân sự cho HSSV v.v..). Tiếp nhận, bảo mật và chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ công văn, giấy tờ gửi đến trường. Quản lý văn bản, lưu trữ công văn đi đến. Bảo đảm quy trình, tính pháp lý, thể thức văn bản trước khi trình Ban giám hiệu ký.
Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu của trường đúng qui định của pháp luật. Xét và cấp các loại giấy giới thiệu, công lệnh, chứng nhận bằng tiếng việt; Sao y những loại giấy tờ do trường ban hành.
Giúp Ban giám hiệu trong việc lễ tân, tiếp khách
Xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của trường thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách; Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của trường.
Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo kỷ cương, kỷ luật lao động, nề nếp trong các hoạt động của trường. Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác; Chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Ban giám hiệu chủ trì.
Phối hợp các đơn vị có liên quan, tổ chức hội nghị, đại hội của trường; là đầu mối giao tiếp: Sắp xếp lịch làm việc, đón khách của trường.
Giúp Hiệu trưởng thực hiện các hoạt động báo chí tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng. Là đơn vị được Ban giám hiệu giao cho việc mua sắm nhỏ của trường khi các đơn vị có yêu cầu.
c. về công tác bảo vệ an ninh trật tự:
Phòng HCTC có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra công tác bảo vệ tài sản, thiết bị, phòng cháy chữa cháy, an ninh chính trị, trật tự an toàn trong khuôn viên của trường; quản lý quân dự bị, sĩ quan dự bị, công tác nghĩa vụ quân sự và động viên quân sự trong CB-NV; tổ chức và quản lý dân quân tự vệ trong trường.
d. Về Công tác y tế:
Chăm sóc sức khỏe CBNV, giảng viên, HSSV trong toàn trường; cấp cứu sơ cứu bệnh nhân; Mua và theo dõi bảo hiểm y tế cho HSSV
Dự toán y tế phí hàng quý, năm, tổ chức qua việc mua sắm, bảo quản sử dụng phương tiện dụng cụ chuyên môn, quản lý việc thu phát thuốc men, tiền bồi dưỡng ốm đau v.v..Thực hiện các biện pháp vệ sinh, phòng bệnh: ăn, ở, vệ sinh bếp ăn công nghiệp. Phát hiện và báo cáo kịp thời các bệnh dịch, các bệnh mới xuất hiện, bao vây và dập tắt kịp thời.
Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án sơ cứu, điều trị: Phối hợp với cơ quan y tế địa phương tổ chức khám sức khỏe định kỳ, khám chuyên khoa, khám cho công tác tuyển sinh, tuyển dụng v.v…
